Folha de pagamento: o que é, quais os dados contém e cálculo

A folha de pagamento é um dos documentos mais importantes em um contrato de trabalho, tanto para o empregador quanto para o funcionário.

Por isso, é essencial que você entenda o que consta em uma folha de pagamento: quais são os dados, porque eles existem e como calcular os descontos aplicados no seu salário.

Neste artigo, você vai conferir tudo sobre a folha de pagamento para entender melhor como e por quais motivos o seu salário pode vir com descontos ou valores adicionais aplicados. Boa leitura!

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O que é a folha de pagamento?

A folha de pagamento é um registro detalhado de todos os pagamentos feitos aos funcionários de uma empresa durante um contrato de trabalho. 

Este documento chega para o funcionário todos os meses, com a sua remuneração e os descontos discriminados. 

Ela inclui informações da empresa e do trabalhador, além dos proventos e descontos, como: salário, dias e horas trabalhados, comissões, benefícios, deduções e impostos retidos.

A elaboração da folha de pagamento é uma responsabilidade essencial do departamento de recursos humanos ou do setor financeiro de uma empresa. 

Portanto, deve refletir com precisão os valores que cada funcionário deve receber, considerando suas horas trabalhadas, salários-base, horas extras, bonificações e quaisquer outros ajustes financeiros.

Veja um exemplo de holerite / folha de pagamento:

O que é desoneração da folha de pagamento?

A desoneração da folha de pagamento é uma política iniciada em 2012 que visa aliviar os custos das empresas com a contribuição previdenciária patronal. 

Ela substitui a cobrança de 20% sobre a folha de salários por alíquotas que variam de 1% a 4,5% sobre a receita bruta, beneficiando 17 setores econômicos. 

Isso significa que, em vez de pagar 20% sobre o salário de cada funcionário, o empresário paga um percentual menor sobre o faturamento total da empresa. 

Além disso, a desoneração também reduziu a alíquota previdenciária dos pequenos municípios de 20% para 8%.

Aplicativo bem fácil de usar

Comentário retirado da nossa pesquisa de satisfação 14/04/2023

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Para que serve a folha de pagamento?

A folha de pagamento serve para garantir que os funcionários sejam pagos corretamente pelos serviços prestados à empresa, além de servir como um controle financeiro de uma corporação, constando ali um relatório preciso sobre os recursos destinados aos funcionários.

A folha de pagamento também ajuda a assegurar que a empresa cumpra todas as leis trabalhistas, fiscais e previdenciárias relevantes. 

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Ela registra os impostos retidos na fonte, as contribuições previdenciárias e outras obrigações legais, como férias, licenças e benefícios.

O que diz a legislação sobre a folha de pagamento?

A legislação que estabelece a exigência da folha de pagamento é o Decreto 3.048/99, especificamente em seu artigo 225, inciso I, parágrafo 9º.

Ele diz:

“Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos.”

A folha de pagamento também deve:

• Identificar os trabalhadores pelo nome, indicando sua posição ocupacional, seja como empregado, trabalhador avulso, empresário, autônomo ou equiparado, e outras categorias pertinentes;
• Agrupar os trabalhadores de acordo com suas categorias, como empregado, trabalhador avulso e contribuinte individual;
• Identificar o nome das trabalhadoras que estão em licença-maternidade;
• Diferenciar claramente entre as parcelas que compõem a remuneração e aquelas que não, além de evidenciar os descontos legais;
• Especificar o número de quotas do salário-família atribuídas a cada empregado ou trabalhador avulso.

Saiba mais sobre folha de pagamento e outros assuntos relacionados ao tema, inscreva-se aqui no formulário e receba conteúdos por e-mail semanalmente.

Quais dados têm na folha de pagamento?

A folha de pagamento deve discriminar os dados essenciais de um contrato de trabalho, como salário, descontos, encargos trabalhistas e outros. 

Veja a seguir algumas das principais informações contidas na folha de pagamento:

• Dados do empregador;
• Dados do empregado, incluindo cargo, função e número do PIS (Programa de Integração Social);
• Descontos efetuados, como INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), contribuição sindical, FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço), vales, convênios, entre outros;
• Quantidade de dias trabalhados;
• Horas extras e adiantamentos;
• Adicionais, se houver (como adicional noturno, por exemplo);
• Ajuda de custo, se houver;
• Salário-base;
• Férias, quando aplicável;
• 13º salário, quando aplicável;
• Classificação dos trabalhadores;
• Quantificação das cotas do salário-família atribuídas a cada empregado ou trabalhador avulso.

Veja: Salário Líquido: o que é e como fazer o cálculo em 2024?

Quais são os descontos contidos na folha de pagamento?

Os principais descontos contidos na folha de pagamento são: INSS, IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte), vale-transporte, vale-alimentação, plano de saúde e odontológico.

Pode haver também descontos como contribuição sindical, faltas, empréstimo consignado, adiantamento do salário e pensão alimentícia judicial. 

O limite para todos os descontos na folha de pagamento é de 70%. 

Portanto, o trabalhador deve receber pelo menos 30% dos rendimentos em dinheiro.

Tabela de desconto folha de pagamento

A seguir, preparamos uma tabela que contém os principais descontos da folha de pagamento e suas respectivas porcentagens.

Lembrando que este é apenas um compilado dos descontos. Para saber o quanto é descontado exatamente da sua remuneração, peça o seu holerite ao setor de Recursos Humanos da sua empresa.

Como funciona o desconto do INSS na folha de pagamento?

O desconto do INSS funciona como um repasse do salário do empregado à Previdência Social. A empresa é responsável por calcular e deduzir a contribuição do salário dos colaboradores.

Ou seja, parte do salário do funcionário deve ir obrigatoriamente à Previdência Social, todos os meses. Esse desconto dá acesso aos benefícios do INSS, como aposentadoria, auxílio-doença e salário-maternidade. 

A dedução é realizada a partir da alíquota do INSS, uma porcentagem utilizada para incidir sobre o salário de contribuição. 

Assim, determina-se, de forma progressiva, quanto será descontado e destinado à Previdência.

• 7,5% para quem ganha até um salário mínimo (R$ 1.412,00);
• 9% para quem ganha entre R$ 1.412,01 até R$ 2.666,68;
• 12% para quem ganha entre R$ 2.666,69 até R$ 4.000,03;
• 14% para quem ganha entre R$ 4.000,04 até R$ 7.786,02.

Veja a tabela completa com o valor do salário de contribuição, alíquota, fator de dedução e parcela de contribuição:

Como funciona o desconto do consignado privado na folha de pagamento?

O desconto do Consignado privado na folha de pagamento do trabalhador funciona da mesma forma que o desconto para servidores e beneficiários do INSS: o valor da parcela do empréstimo é deduzida antes do salário ser depositado na conta.

Assim, o trabalhador não precisa se preocupar com o vencimento dos boletos, pois o desconto é automático.

Quando fecha a folha de pagamento do INSS?

Se você é um beneficiário da previdência, precisa se atentar ao calendário de pagamentos do INSS para sempre ficar por dentro do recebimento do benefício.

A meutudo separou as datas corretas para você se informar antecipadamente, confira:

IRRF na folha do pagamento

O Imposto de Renda Retido na Fonte, conhecido como IRRF, é uma parcela específica do tributo Imposto de Renda e é descontado diretamente na fonte, ou seja, antes que os rendimentos sejam pagos aos funcionários. 

No cálculo do IRRF, são considerados diversos elementos, como o salário bruto, os descontos legais como o INSS e as alíquotas.

As alíquotas e faixas de renda para o cálculo do IRRF são determinadas pela tabela progressiva da Receita Federal, divulgada anualmente.

Confira: 

Não são todas as pessoas que terão o IRRF descontado na folha. Se o seu salário estiver abaixo do valor mínimo estabelecido pela Receita Federal, você será isento deste tributo.

Importante: o IRRF pode ser compensado na declaração anual do Imposto de Renda, ou seja, o valor descontado pode ser abatido do valor total do imposto devido pelo contribuinte.

VR (Vale-Refeição) e VA (Vale-Alimentação) na folha de pagamento

Vale-refeição e Vale-alimentação são benefícios relacionados à alimentação oferecidos aos trabalhadores, porém, não são obrigatórios pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Eles também constam na folha de pagamento.

Hoje em dia, muitas empresas descontam um valor pequeno do trabalhador para que ele tenha direito a um cartão de benefício flexível, que contém VA, VR e VT em um mesmo lugar. 

O valor a ser descontado é, geralmente, R$ 1,00 (um real). 

Na maioria das vezes, o VR e o VT são pagos antes do salário, conforme o acordo estabelecido em contrato.

Vale-Transporte (VT) na folha de pagamento

O vale-transporte é um benefício fornecido aos colaboradores para ajudar nas despesas de transporte público. No entanto, a legislação permite que a empresa desconte até 6% do salário do colaborador para custear parte desse benefício.

Suponha que um colaborador recebe um salário mensal de R$ 3.000,00 e utiliza o VT para se locomover até o trabalho.

A empresa, de acordo com a legislação, pode descontar até 6% desse valor para custear o VT do colaborador.

Portanto, o cálculo do desconto do VT seria:

• Desconto do VT = Salário mensal * 6%
• Desconto do VT = R$ 3.000,00 * 6% = R$ 180,00

Neste caso, R$ 180,00 seriam descontados do salário do colaborador para cobrir parte dos custos com o vale-transporte. Este valor viria discriminado na folha de pagamento.

Para um cálculo rápido e preciso, é possível utilizar a calculadora de desconto do vale-transporte abaixo:

Adicionais na folha de pagamento

Em alguns casos, os colaboradores podem receber adicionais em seu salário, com base no tipo de trabalho que exercem. Estes adicionais vêm discriminados na folha de pagamento, somando ao salário-base. 

Alguns exemplos de adicionais:

• Adicional de periculosidade: é devido quando o trabalhador está exposto a atividades ou ambientes considerados perigosos. O cálculo do adicional de periculosidade é feito sobre o salário base do empregado, adicionando 30% a esse valor
• Adicional noturno: é devido aos trabalhadores que exercem suas funções no período noturno. O acréscimo mínimo é de 20% sobre o valor da hora diurna para trabalhadores urbanos e 25% para trabalhadores rurais
• Adicional de insalubridade: é devido quando o trabalhador está exposto a condições insalubres, ou seja, atividades que prejudicam a saúde, como radiação. Baixo grau: 10% do salário mínimo; médio grau: 20% do salário mínimo; alto grau: 40% do salário mínimo

Leia: Veja 5 direitos extras do trabalhador que são pouco conhecidos 

Cálculo folha de pagamento

Para realizar o cálculo da folha de pagamento, é necessário somar todos os proventos destinados ao colaborador e descontar todos os impostos e outros valores previstos em lei.

Exemplos de proventos a serem somados:

• Salário-base
• Horas extras
• Férias, quando houver, acrescida de ⅓
• Décimo terceiro, quando houver
• Adicionais de insalubridade, noturno e periculosidade, quando houver;
• Ajuda de custo, como auxílio home office, quando houver

Lembrando que, além do salário, nem todos os adicionais se aplicam a todas as pessoas. Isso vai depender do tipo de contrato e do que a pessoa faz no dia a dia de trabalho.

Por exemplo, você só irá receber adicional noturno se trabalhar no período da noite; só receberá auxílio home office se a sua jornada ocorrer remotamente, em sua casa, etc.

Exemplos de descontos:

• INSS
• IRRF
• Planos de saúde e odontológico e vale-refeição
• Faltas injustificadas, quando houver
• Descontos aplicados a dependentes, se houver
• Vale-transporte

Aproveite para usar a Calculadora de Salário Líquido da meutudo para saber quanto você receberá após os principais descontos serem feitos do salário bruto:

Como calcular FGTS na folha de pagamento?

Para calcular o FGTS na folha de pagamento, é só multiplicar o salário bruto por 8% ou 2%. No entanto, o repasse do FGTS na folha de pagamento ocorre por parte do empregador. 

A empresa não pode descontar do salário quaisquer valores para serem destinados ao fundo de garantia do funcionário.

Dito isso, o empregador realiza, todos os meses, um depósito no valor de 8% do salário bruto do colaborador. No caso jovem aprendiz, a alíquota fica em 2%.

Um cálculo hipotético, para um trabalhador que recebe R$ 3.000,00 de salário, seria o seguinte:

• FGTS = Salário Bruto * 8%
• FGTS = R$ 3.000,00 * 8% = R$ 240,00

O valor do FGTS discriminado na folha de pagamento seria de R$ 240,00.

Dica da meutudo para os trabalhadores:

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Leia mais: Como funciona a antecipação saque-aniversário do FGTS 

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